Chef de projet événementiel senior H/F

Overview

Aquent France recherche des chef.fe.s de projet événement pour rejoindre une agence de communication événementielle corporate en CDI.

Sous la responsabilité du Manager de la BU, vous organiserez les événements inhérents à la gestion des dossiers (projets) en relation directe avec le ou les Directeur(s) de Projet. Vous êtes en charge de la réalisation des activités de gestion opérationnelle de toutes les phases du projet allant – de la proposition commerciale client, du suivi des budgets et des ressources contributrice – à la mise en œuvre des opérations jusqu’à leur finalisation.

Vous assurez la relation avec un ou plusieurs clients et le management des équipes d’un ou plusieurs projets en fonction de leur taille et de leur complexité en France tout comme à l’international.

Vous contribuez également aux projets internes et au développement de la BU.

Vous contribuez au déploiement de la démarche RSE dans son poste selon les modalités établies dans le cadre du système de management ISO 20121.

Vos missions :

• Gérer la relation client (dont fidélisation) et manager les dossiers des clients
• Établir les recommandations : propositions et recherches de lieux et des activités
• Piloter les évènements et les intervenants (ressources internes et prestataires y compris techniques digitales)
• Gérer avec l’équipe les projets de la mise en place jusqu’à la clôture, ROI (dont bilan)
• Suivre les budgets financiers de chaque dossier confié jusqu’à la clôture comptable de l’évènement
• Intervenir sur le terrain en France ou à l’étranger
• Alerter en cas de risques potentiels le Directeur du Projet et la Responsable de la BU
• Réaliser un reporting détaillé le Directeur du Projet et la Responsable de la BU et au Responsable de la BU Santé

Votre rôle pour le déploiement de la politique RSE :

L’agence étant certifiée ISO 20121, vous devez connaître et participer au déploiement de la politique RSE de l’agence.

• Différentes actions sont à mener au cours d’un projet :
• Avoir un regard attentif sur la scénographie, la logistique, la technique proposée pour respecter les enjeux RSE de l’agence (éco conception, neutralité carbone)
• Appliquer les procédures métiers & d’achats responsables durant la production d’un dossier
• Conseiller & communiquer autour de la démarche auprès de ses clients, mais aussi partenaires, freelances associé aux dossiers
• Être dans une posture conseil sur les sujets RSE (proposition d’alternative RSE de production quand le projet le permet)
• Remplir la fiche post prod RSE pour permettre de faire remonter des KPI
• En cas de problématiques sur un dossier, le faire remonter lors des réunions trimestrielles

Vos fonctions :

Vous serez en interaction avec l’ensemble des collaborateurs de l’agence en fonction de ses projets.

• Participation aux négociations commerciales et à la gestion de la relation client
• Organisation de séminaires, conventions, lancements de produits, soirées, rattachement de congrès, etc.
• Organisation et gestion logistique sur le terrain ou digital
• Gestion des projets dans la langue souhaitée par le client : anglais ou français
• Préparation, gestion et/ou suivi d’évènements à l’international et suivi des dossiers clients
• Pilotage des ressources intervenant dans le cadre des dossiers (ressources internes et prestataires et/ou freelance)
• Elaboration du planning des actions pour chaque dossier
• Rédaction des différents supports nécessaires (communication, présentations, revue des actions, etc.)
• Reporting régulier et remontée des alertes en cas de besoin
• S’approprier les enjeux RSE de l’agence et participer à son déploiement.
• Connaissance professionnelle des capitales internationales des bonnes pratiques du secteur Santé
• Maitrise des outils digitaux (plateformes etc)
• Maitrise de tous les logiciels
• Sens de la gestion, de la coordination et de l’organisation
• Goût des contacts humains, sens de la diplomatie
• Dynamisme, enthousiasme, optimisme